5 tips om te starten als horeca ondernemer

Wanneer je als horecaondernemer van start gaat komt er van alles op je af. Je moet een locatie zoeken, een vergunning aanvragen, het examen Sociale hygiëne halen, een chef zoeken en nog veel meer! Dan is het wel zo lekker dat jij je over de administratie in ieder geval geen zorgen hoeft te maken. Maar, enkel een boekhouder of accountant in de arm nemen is niet voldoende. Met deze vijf tips ga je pas echt goed voorbereid van start!

1) Zoek een goed kassasysteem

Je kassa is de motor van je bedrijf. Hier wordt zoveel waardevolle informatie in opgeslagen dat je er goed aan doet jezelf te verdiepen in de verschillende aanbieders. Uiteraard moet een kassasysteem op de eerste plaats eenvoudig werken voor jou en je medewerkers. Wil je gebruik gaan maken van een online kassasysteem? Zorg dan voor een betrouwbare internetverbinding in je zaak. Een goed voorbeeld van een succesvol online kassasysteem vandaag de dag is Lightspeed. Wil je meer over Lightspeed weten neem contact met ons op. Nadat je een systeem gekozen hebt is het zaak dat je deze goed inricht. Doe dit bij voorkeur dan ook samen met de leverancier. Let er bijvoorbeeld op dat alle BTW percentages goed staan ingesteld. Zodat je straks bijvoorbeeld geen bier gaat verkopen tegen 6% BTW.

2) Vraag je BTW terug

In de aanloop naar de grand opening maak je ontzettend veel kosten. Je bent waarschijnlijk druk bezig met het verbouwen van de zaak, inkopen van de voorraad, etc. Over al deze uitgaven wordt BTW gerekend en die mag je uiteraard terugvragen. Standaard zal de Belastingdienst voorstellen om per kwartaal BTW aangifte te doen, maar middels een eenvoudige brief laat je dit wijzigen naar maand aangiften. Dat wil zeggen dat je dus sneller de door jou betaalde BTW terug kunt vragen en dat kan je een boel liquiditeit schelen. Je kunt het op een later moment altijd weer terug zetten naar kwartaal aangiften.

3) Laat geen aftrekbare kosten liggen

Over aanloopkosten gesproken: zorg er vanaf dag een voor dat je geen bonnen en facturen kwijtraakt! Alle zakelijke kosten die je maakt, ook al voordat je open bent, mag je namelijk opvoeren in je administratie. Denk hierbij aan reiskosten, representatiekosten, vergunningaanvragen, sociale hygiëne, etc. Deze kosten worden aan het einde van het eerste jaar van je omzet afgetrokken en verlagen dus de winst waarover je uiteindelijk belasting gaat betalen.

4) Denk na over hoe je je personeel gaat betalen

Zonder personeel wordt het openen van een horeca zaak in de meeste gevallen knap lastig. Hoewel het in de horeca meestal erg gezellig is met een team horeca tijgers aan de slag te gaan, kan het soms ook wat minder fraaie wendingen nemen. Zo kunnen werknemers ziek worden of niet presteren of simpelweg overbodig zijn omdat je toch iets te hoog had ingezet op de aanloop van nieuwsgierige gasten aan het begin van je carrière als horecaondernemer. Je kunt niet alle risico’s afdekken natuurlijk, dat hoort immers bij het ondernemen, maar je kunt er wel van tevoren goed over nadenken en bewuste keuzes maken. Zo kun je bijvoorbeeld (een gedeelte van) je personeelsbestand laten verlonen via een Payroll bedrijf. Dan betaal je doorgaans wat meer, maar loop je ook geen risico. Of je laat je informeren over de mogelijkheden van een verzuimverzekering. Ga je de medewerkers in eigen dienst nemen? Dan is het ook belangrijk dat je je boekhouder of accountant op tijd hiervan op de hoogte stelt zodat zij je kunnen voorzien van een goed arbeidscontract en de salarisadministratie voor je op kunnen starten. Het aanvragen van een loonheffingsnummer neemt bijvoorbeeld al een paar weken in beslag bij de Belastingdienst.

5) Zorg dat je inzicht hebt in je cijfers

In de horeca draait het allemaal om je marges! Heb je al maanden op rij een keukeninslag van 50%? Dan weet je dat je de chef een draai om zijn oren moet geven. Maar hoe weet je dit allemaal als je geen of een verkeerd inzicht hebt in je cijfers? Zorg er dus altijd voor dat je met een boekhouder of accountant in zee gaat die de horeca begrijpt en die je administratie iedere maand goed bijwerkt. Daarnaast is het zaak dat jijzelf of je boekhouder ervoor zorgt dat je iedere maand goede rapporten tot je beschikking hebt. Hiervoor kan je bijvoorbeeld online software gebruiken, zodat je altijd en overal je cijfers in kunt zien. IBEO is hierin gespecialiseerd. Benieuwd naar hoe wij werken? Plan een vrijblijvende demo in.