BTW bij het doorbelasten van onkosten

We krijgen deze vraag vaak van onze ondernemers. En dat is terecht. Soms is het best ingewikkeld om daar achter te komen

Wanneer BTW doorbelasten?

Wanneer moet je nou wel of niet btw berekenen over de kosten die jij doorbelast aan je afnemer? De hoofdregel is dat alle kosten doorbelast dienen te worden met btw. Deze kosten vallen namelijk gewoon onder de maatstaf van heffing, ze maken deel uit van je dienst. Er zijn daarentegen ook kosten uitgezonderd van deze hoofdregel, wat wil zeggen dat zij zonder btw doorbelast kunnen worden. Als dienstverrichter fungeer je dan als een soort van doorgeefluik. Deze kosten worden doorgaans op naam en voor rekening van de afnemer gemaakt. Dit worden doorlopende posten genoemd. Voorbeeld hiervan zijn bijvoorbeeld de leges voor de omgevingsvergunning die je als aannemer betaalt namens de opdrachtgever. Het komt in de praktijk vaak voor dat kosten niet op eigen naam, maar wel voor rekening van de afnemer worden gemaakt. Doordat er vaak geen btw in deze kosten zit, werkt btw heffing kostprijsverhogend voor de opdrachtgever als deze geen (volledig ) recht op aftrek van voorbelasting heeft. Om dit te voorkomen heeft de Belastingdienst ter zake van de volgende kosten goedgekeurd dat deze kosten voor de btw worden behandeld als doorlopende posten:

• Rechten bij invoer en andere belastingen die je op eigen naam en voor rekening van je afnemer betaalt
• Toeristenbelasting die je per bezoeker en overnachting afzonderlijk in rekening brengt
• Leges voor de inschrijving en de tenaamstelling in het kentekenregister die je als leverancier van een voertuig doorberekent aan de afnemer
• Assurantiekosten die je als leverancier of dienstverlener aan een andere ondernemer moet betalen, voor zover deze kosten afzonderlijk in rekening zijn gebracht
• Kosten van het CBR die rijschoolhouders doorberekenen aan hun leerlingen
• Overdrachtsbelasting die namens de opdrachtgever wordt betaald
• Griffierechten

Wil jij in een handomdraai een perfecte administratie? Download dan ons gratis whitepaper 8 tips voor een perfecte administratie!

• Download whitepaper

Zit er daarentegen wel btw in de kosten en belast je de kosten door als zijnde doorlopende post, dan mag die btw niet als voorbelasting worden genomen (niet worden teruggevraagd dus). Dit doet namelijk de uiteindelijke afnemer, degene waar jij de kosten aan doorbelast. Ook moet de kostensoort apart op de factuur vermeld worden en dienen de kosten zonder winstopslag doorbelast te worden. Je hoeft de factuur van de kosten niet mee te sturen naar de opdrachtgever, hij heeft genoeg aan de door jou opgemaakte factuur. Je kan er in alle gevallen ook voor kiezen om de btw die aan jou in rekening is gebracht wel in aftrek te brengen. Vervolgens breng jij zelf de totale kosten van je dienst in rekening (inclusief onkosten), en berekent hier weer btw over.

De btw die je berekent moet de btw zijn die geldt voor de hoofddienst. Let op: als de kosten met 9% btw in rekening worden gebracht aan jouzelf, en je berekent ze door met 21%, dan is dit nadelig voor de afnemer als hij niet volledig recht op aftrek van voorbelasting heeft. In dit soort gevallen kun je dus beter de kosten een op een doorberekenen als zijnde een doorlopende post. Het valt echter ook te bedenken dat wanneer je bijvoorbeeld als aannemer zijnde een klus doet, hierbij ook ‘onkosten’ komen kijken, zoals parkeerkosten. Volgens de hoofdregel dienen deze kosten gewoon te vallen onder de maatstaf van heffing, wat betekent dat btw dient te worden berekend. Je kunt dit voorkomen door de factuur op te laten stellen op naam van de opdrachtgever. Hiermee voorkom je een discussie met de Belastingdienst, de factuur staat immers op naam van je opdrachtgever.

Tips inzake btw bij het doorbelasten van onkosten:

• Verzendkosten dienen altijd met btw doorbelast te worden! Ook als deze kosten aan jou in rekening zijn gebracht zonder btw. Bepaalde postbedrijven zijn vrijgesteld van btw, maar dit geldt niet voor jou. Als jij deze kosten doorbelast valt het gewoon onder de maatstaf van heffing, en dien je dus gewoon btw in rekening te brengen.
• In treinkaartjes en taxibonnen zit doorgaans 9% btw die je af kunt trekken als voorbelasting. Je kunt dus de kosten ex btw op de factuur zetten, en hier vervolgens btw over heffen conform het tarief dat geldt voor de dienst.
• Btw op eten en drinken buiten de deur is nooit aftrekbaar, voor wie dan ook! Daarbij maken deze kosten altijd deel uit van de verrichte dienst. Houd dus ook rekening met het feit dat je deze kosten inclusief btw moet doorbelasten!
• Je kunt kosten in plaats van factureren ook declareren. Hier gelden wel voorwaarden voor.
• Twijfel je of je kosten kunt doorbelasten als een doorlopende post? Schroom niet om contact met ons op te nemen!