Een back-up maken, hoe doe je dat veilig?
Als ondernemer is het belangrijk om een backup van al je bestanden te hebben. Je bent namelijk wettelijk verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren, dit heet de fiscale bewaarplicht. Online worden er verschillende diensten aangeboden. IBEO zet de mogelijkheden voor je op een rij. Wat is het verschil tussen back-uppen en synchroniseren? Ten eerste is het belangrijk om te weten dat er een verschil is tussen deze twee. Een back-up is eigenlijk een kopie van al je bestanden die je op een externe locatie bewaar. Bijvoorbeeld op een extra harde schijf die je zo nu en dan aan je computer koppelt. Synchroniseren betekent dat, als je bestanden online in een cloud staan, deze automatisch worden aangepast als jij ze wijzigt. Voor beide manieren van back-uppen is wat te zeggen. Het kan bijvoorbeeld heel handig zijn om overal waar je bent toegang te hebben tot al je bestanden en zeker te weten dat je de laatste versie van een bestand opent. Het is sowieso handig om een methode te kiezen waarbij het mogelijk is om te synchroniseren. Welke backup systemen zijn er? De meeste aanbieders van online backups zijn gratis tot een aantal GB aan geheugen. De vier bekendste zijn iCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive en Dropbox. Het hangt een beetje af welk besturingssysteem je gebruikt om te bepalen welke dienst het beste bij jouw bedrijf past. iCloud Zo is iCloud alleen handig voor ondernemers die al gebruikmaken van een iPhone, iMac of iPad (5 GB opslagruimte is gratis, 200 GB kost € 2,99/mnd. en 2 TB kost € 9,99/mnd). Google Drive Zit je veel achter de computer, dan is het wellicht een optie om met Google drive te werken. Je kan eenvoudig meerdere mensen toegang geven en gemakkelijk bestanden delen. Ook bestaat de mogelijkheid dat de bestanden alleen bekeken en niet bewerkt kunnen worden door anderen. Bovendien kan je gezamenlijk aan bestanden werken (De gratis limiet is 15 GB. Een upgrade naar 100 GB kost € 1,99/mnd. en naar 1 TB kost € 9,99/mnd). Microsoft OneDrive Werk je graag met Microsoft? Dan heb je automatisch de toegang tot OneDrive. Hier werk je met de bekende programma’s van Microsoft Office en Microsoft 365 (U krijgt 15 GB gratis. Voor € 4,20/mnd. krijgt u 1 TB opslagruimte en voor inclusief alle Officeprogramma’s betaalt u € 8,80/mnd). Dropbox Dropbox is een online aanbieder van een soort externe harde schijf. Je kan de inhoud van een map op je computer makkelijk uploaden naar je online Dropbox account. Met Dropbox is het iets minder makkelijk synchroniseren (2 GB is gratis, 1 TB is er vanaf € 9,99/mnd). Vind je het moeilijk om te kiezen welke aanbieder het beste bij jou past? Dan kan je natuurlijk altijd je omgeving advies vragen of even contact met ons opnemen, dan denken wij graag met je mee.
