Factuurregels: Wat zet je wel en niet op je factuur

Een goed opgestelde factuur kan bijdragen aan een snelle betaling en dat is natuurlijk weer goed voor je cashflow. Ook is een factuur een reclame-uiting. Een goed opgestelde factuur kan bijdragen aan de uitstraling van je bedrijf. Hieronder zullen wij de factuurregels toelichten en een paar handige tips geven.

Minimale factuureisen

Naam en adres
BTW nummer
KvK nummer
Een uniek volgnummer (factuurnummer)
De datum waarop de factuur gemaakt is (factuurdatum)
Naam en adres van de afnemer
De datum of het tijdvak waarin de goederen of diensten zijn geleverd
Het aantal geleverde goederen of diensten
Een omschrijving van de goederen of diensten
Het Btw-tarief dat wordt toegepast
Het bedrag dat u in rekening brengt exclusief BTW
Het Btw-bedrag

Het Btw-tarief dat wordt toegepast heeft nog wat verdere uitleg nodig. Namelijk, als het gaat om een factuur met BTW verlegd. In dat geval moet je op de factuur ook aangeven dat de BTW verlegd is en daarbij het BTW nummer van degene naar wie de BTW is verlegd. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij onder aanneming.

Er zijn nog een aantal uitzonderingen m.b.t. de factuurregels, wil je deze weten? Kijk dan op de site van de belastingdienst.

Betalingstermijn

Vergeet natuurlijk nooit je rekeningnummer op de factuur te vermelden, maar zorg er ook voor dat je een duidelijke betalingstermijn vermeldt. Dit zorgt voor snellere betalingen. In sommige gevallen is het handig om een korting te geven bij zeer snelle betaling. Bijvoorbeeld 3% korting bij betaling binnen 3 dagen. Dit kan gunstig zijn in situaties waarin je zelf al veel kosten hebt moeten maken voor de opdracht.

Professionele uitstraling

Zorg voor een professionele uitstraling. Gebruik bijvoorbeeld altijd een logo in hoge kwaliteit. Als je in word factureert, pas dan op dat regels niet verspringen en dat je bijvoorbeeld wel de juiste datum vermeldt. Fouten hierin kunnen slordig overkomen. Specificeer ook duidelijk op je factureren. Gooi niet alles op een grote hoop, maar splits uit naar soort diensten of goederen die je hebt geleverd. Bijvoorbeeld uren, materialen en voorrijkosten.

Bewaarplicht

Net als de rest van je administratie ben je verplicht om uitgaande facturen minstens 7 jaar te bewaren. Uitzondering hierop zijn facturen die betrekking hebben op de levering van onroerende zaken. Deze moeten minstens 10 jaar bewaard blijven.

Digitaal factureren

Steeds meer ondernemers gaan over op digitaal factureren wat zijn hier de voordelen van?

Een factuur opstellen gaat sneller
Het oogt vaak professioneler
In de toekomst kunnen digitale facturen rechtstreeks worden ingelezen in boekhoudpakketten, dit zal enorm gaan besparen op je administratieve lasten. - Een uitgaande factuur is direct verstuurd, opgeslagen en geboekt.
Je voldoet altijd aan alle factuureisen

Klinkt dit allemaal nog iets te ingewikkeld? Ga dan naar The Next Invoice. Hier kan je binnen één minuut gratis een professionele factuur opstellen en mailen naar al je klanten. Wil je meer weten over digitaal factureren en de factuurregels? Neem dan contact met ons op en wij vertellen er graag meer over!