Fiscale Bewaarplicht - de meest gestelde vragen

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de administratie 7 jaar te bewaren, dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. Voldoet jouw bedrijf hier niet aan dan kan dit nadelig (en duur!) zijn mocht er een eventuele controle van de Belastingdienst plaatsvinden. Daarom hier een overzicht van de meest gestelde vragen rondom de bewaarplicht zodat je alles op orde hebt in geval van nood! Wat moet je allemaal bewaren? Basisgegevens Volgens fiscale bewaarplicht moet je alle onderdelen van je administratie die worden aangemerkt als basisgegevens bewaren. Wat zijn dan precies die basisgegevens? * Het grootboek

• De debiteuren- en crediteuren administratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• De loonadministratie

Stamgegevens Ook de stamgegevens moet je bewaren. Dit zijn gegevens over klanten, leveranciers, artikelen, artikelprijzen et cetera. Eigenlijk zijn dit de gegevens die niet of nauwelijks veranderen (in tegenstelling tot de voorraad). De stamgegevens moet je zien als dé gegevens voor jouw bedrijf om succesvol zaken te doen in het nu en in de toekomst. Brongegevens Naast de basisgegevens en de stamgegevens ben je ook verplicht om de brongegevens te bewaren. Hieronder vallen bijvoorbeeld bestelformulieren of de detailgegevens uit een kassa. De Belastingdienst wil zoveel mogelijk financiële gegevens kunnen herleiden naar het origineel, dus onthoud dat. En als je horecaondernemer bent, waar moet je dan op letten en wat moet je bewaren? Voor horecaondernemers is het heel belangrijk om de kassagegevens goed te bewaren (hardcopy en digitaal). Er bestaan tegenwoordig genoeg kassasystemen waarmee je aan de fiscale eisen kan voldoen. Samen met de Belastingdienst hebben softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Voor meer info hierover kan je hier verder lezen. Zorg er dus voor dat je een systeem hebt dat ook rapportages maakt van de x- en z-afslag! Let er overigens wel op dat je niet werkt met een kassasysteem dat de detailgegevens overschrijft om geheugencapaciteit te besparen. Welke termijn geldt er voor de bewaarplicht? En wat zijn de uitzonderingen? Normaal gesproken is de bewaartermijn 7 jaar. Deze 7 jaar gaat in op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt. Zo lang gegevens actueel blijven, horen ze bij de administratie. Heb je bijvoorbeeld een huurcontract van 5 jaar en is deze periode voorbij, dan start vanaf dat moment de bewaarplicht van 7 jaar. Maar er zijn natuurlijk ook uitzonderingen! Voor de btw (omzetbelasting) geldt op onroerende zaken een bewaartermijn van 9 jaar (volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen). Hoe kan je het beste je administratie bewaren? De gegevens uit je administratie die bewaar je in de originele vorm. Dit kan digitaal of op papier zijn. Heb je er voor gekozen om alles digitaal te bewaren, dan moet je er voor zorgen dat de Belastingdienst eenvoudig alle programma’s en bestanden kan gebruiken mocht er een controle plaatsvinden. Brand of diefstal is geen excuus voor ontbrekende documenten, dus maak altijd een back-up! Waar je wel goed op moet letten is dat de herkomst, betrouwbaarheid en de leesbaarheid van de gegevens gewaarborgd wordt. Dus controleer dit altijd! Bij het scannen van documenten is het bijvoorbeeld belangrijk dat de voor en achterkant van alle pagina’s worden gescand. Wat als de Belastingdienst voor je deur staat? De controle van de Belastingdienst vindt (meestal) plaats op de plek waar jij jouw bedrijf uitoefent. Er wordt eerst overlegd welke gegevens, op welke wijze binnen welke termijn gedeeld moeten worden. Alle gedeelde gegevens worden vervolgens vertrouwelijk behandeld. Lever je de gegevens niet, of niet op de juiste manier, dan voldoe je al niet aan de bewaarplicht. In dat geval gaat de Belastingdienst een schatting maken van je omzet en ga er maar vanuit dat deze hoger uit gaat vallen dan werkelijk het geval is. Op basis daarvan leggen ze dan een aanslag op. Dit klinkt allemaal wel heftig, maar gelukkig bestaat er ook een mogelijkheid om zelf contact op te nemen met de Belastingdienst en dan helpen zij jou met al jouw vragen!