Jaarrekening opstellen en deponeren

Voor het opstellen en deponeren van de jaarrekening gelden een aantal belangrijke regels. De belangrijkste zetten we voor jou op een rij.

Welke organisaties moeten een jaarrekening deponeren?

Ben je de eigenaar van een B.V. of N.V., dan moet je ieder jaar een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deze jaarrekening geeft een inzicht in de financiële positie van jouw onderneming. De jaarrekening bestaat uit drie verschillende onderdelen:

• De balans
• De resultatenrekening (dit geldt niet voor kleine rechtspersonen)
• Een toelichting (de uitgebreidheid van deze toelichting hangt af van de grootte van jouw bedrijf).

Wie stelt de jaarrekening op?

Voor het opstellen van de jaarrekening kan je de hulp inschakelen van een financieel specialist of een boekhouder. Ben je eigenaar van een onderneming en heb je in twee opeenvolgende boekjaren minimaal €6 miljoen per jaar omgezet waarvan de netto-omzet niet meer is dan €12 miljoen en heb je meer dan 50 werknemers in dienst? Voel doet jouw bedrijf aan twee van deze drie voorwaarden dan ben je verplicht om een accountant in te schakelen om jouw jaarrekening te laten controleren.

Termijnen opstellen en deponeren van de jaarrekening

Het is wettelijk verplicht de jaarrekening binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar op te maken zodat de aandeelhouders deze kunnen inzien.De vergadering van aandeelhouders (AVA) ontvangt dan het verslag van de accountant samen met de jaarrekening. DUS: als het boekjaar van jouw onderneming gelijk is aan het kalenderjaar moet de jaarrekening dus uiterlijk op 31 mei door de directie zijn opgemaakt. De AVA kan op grond van bijzondere omstandigheden de termijn met maximaal 6 maanden verlengen (dus in totaal tot 11 maanden). DUS: als het boekjaar van jouw onderneming gelijk is aan het kalenderjaar moet de jaarrekening dan uiterlijk op 30 november door de directie zijn opgemaakt. Wanneer de jaarrekening niet binnen de maximale termijn van 11 maanden opgesteld is, dan is de directie verplicht om deze uiterlijk binnen 2 maanden openbaar te maken. DUS: de een maximale verlenging voor het publiceren van de jaarrekening is 5 + 6 + 2 maanden. Als het boekjaar van jouw onderneming gelijk is aan het kalenderjaar moet de jaarrekening dan uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar door de directie zijn opgemaakt.

Jaarrekening publiceren

De jaarrekening moet openbaar worden gemaakt door deponering bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, nadat deze is opgemaakt en goedgekeurd door de AVA. Dit moet binnen 8 dagen na opstelling van de jaarrekening plaatsvinden.

Gevolgen van het niet op tijd deponeren

Als jouw onderneming failliet gaat dan kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk gesteld worden als de jaarrekening niet (op tijd) is gedeponeerd. Het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de belastingdienst kan een onderzoek instellen. Dit kan leiden tot een strafrechtelijke veroordeling door de rechter met als gevolg een boete van enkele duizenden euro’s aangezien niet of niet-tijdige publicatie een strafbaar feit is.

Let op!

Als de alle bestuurders tevens de eigenaren zijn van alle aandelen van de onderneming, dan geldt het opmaken van de jaarrekening als vaststelling van de jaarrekening. DUS: als het boekjaar van jouw onderneming gelijk is aan het kalenderjaar moet de jaarrekening dan uiterlijk op 8 december worden gepubliceerd als er sprake is van de maximale verlenging van 11 maanden.