Kassasystemen

Ben je op zoek naar een goed kassasysteem voor jouw onderneming? Dan is het belangrijk dat je een systeem zoekt waarmee jij in de operatie lekker kunt werken. Het gebruikersgemak voor jou en jouw medewerkers staat voorop. Je zult immers dagen gaan meemaken dat het erg druk is op de zaak en dan wil je snel, maar toch gestructureerd kunnen werken. In dat opzicht is het dus verstandig om eerst een goede wensenlijst op te stellen, voordat je aan de zoektocht naar een kassasysteem begint. Waar moet je aan denken?

• Hoeveel kassa’s wil je in de zaak aansluiten op een systeem
• Wil je voor bijvoorbeeld het opnemen van bestellingen gaan werken met “handhelds”
• Heb je een grote zaak met een vaste indeling of varieert de indeling van je zaak
• Hoeveel verschillende medewerkers gaan het systeem tegelijk gebruiken tijdens een shift / dag

Naast bovenstaande punten zul je ook na moeten denken over de hardware die je aan moet schaffen. De traditionele kassasystemen hebben vaak de beperking dat ze niet op iedere soort hardware werken. Hierdoor ben je beperkt in de aanschaf en vaak aangewezen op een specifieke leverancier.

Inmiddels zijn er steeds meer online kassasystemen te krijgen die onafhankelijk van het type hardware kunnen draaien. Dat betekent dat je ze in principe op ieder willekeurige laptop of tablet kunt gebruiken. Echter, een belangrijk punt waar je rekening mee moet houden is de internetverbinding. Aangezien het systeem “online” draait ben je vanzelfsprekend afhankelijk van de stabiliteit van je eigen internetverbinding. Veel systemen bieden hiervoor wel oplossingen, zoals een tijdelijke backup wanneer je even geen verbinding hebt, maar het is goed om dit na te gaan alvorens je een nieuw systeem aanschaft. Ook al valt de internetverbinding in jouw geval misschien maar 1x per jaar uit; je zult net zien dat dit op het moment gebeurt dat jou zaak vol zit en je de belangrijkste dag van het jaar draait. Dan zit je niet te wachten op een falend kassasysteem.

Kassasysteem horeca

Met name voor horeca ondernemers is het belangrijk om bovengenoemde punten na te lopen voordat zij op zoek gaan naar een nieuw kassasysteem. De horeca kan op bepaalde momenten redelijk hectisch zijn, waardoor het extra belangrijk is dat je op je systeem kunt vertrouwen. Als je een aantal systemen op het oog hebt zou je jezelf nog af kunnen vragen of je waardevolle rapporten uit het systeem kunt halen. Zo is het bijvoorbeeld prettig als je met niet al te veel moeite je producten in de kassa kunt onderverdelen in verschillende omzetgroepen. Zo kun je aan het einde van iedere dag of maand bijvoorbeeld precies zien wat de “omzet keuken”, “omzet bier” en “omzet fris” was. Dit is waardevolle managementinformatie waar je op kunt sturen.

Vaak krijgen wij van horeca ondernemers de vraag of er niet een kassasysteem is dat direct koppelt met de boekhouding. Helaas bieden bijna alle leveranciers deze optie niet. Daarnaast is het de vraag of je dat als horeca ondernemer überhaupt moet willen, want de kans op fouten in je boekhouding kan hierdoor juist toenemen. Een voorbeeld; In de meeste horeca zaken is de pin-terminal niet direct gekoppeld aan de kassa. Hierdoor kan het voorkomen dat een gast aangeeft contant te willen betalen, waardoor de medewerker de kassabon afslaat als zijnde “contant betaald”. Echter, wanneer de gast niet voldoende geld bij zich heeft en de rekening dus toch per pin betaalt, wordt dit in de kassa niet aangepast. Je kunt je voorstellen dat wanneer je aan het einde van de avond alle gegevens uit de kassa doorstuurt naar de boekhouding, je administratie dus niet klopt (er staat immers dat een bon contant betaald is, maar dat is niet zo).

Kassasysteem retail

Voor retail ondernemers is het een ander verhaal. Wanneer het een wat grotere winkel betreft is het aantal transacties dat op een dag wordt ingevoerd in de kassa enorm. Daarom wordt in de retail vaker gezocht naar de meer traditionele kassasystemen en daarbij is de pin-terminal vaak juist wel gekoppeld aan de kassa. Hierdoor ontstaat er dus geen verschil tussen deze systemen, waardoor een koppeling met een boekhoudpakket wel interessant kan zijn. Maar, zoals gezegd geldt dit vaak alleen voor de wat “grotere” winkels. Voor kleine winkels of boutiques is het ook interessant om te kijken naar de nieuwe generatie systemen die bijvoorbeeld online kunnen draaien en op een tablet te gebruiken zijn.

Het online kasboek van Kassatellen.nl

Wanneer je als ondernemer met contant geld werkt ben je verplicht een goed kasboek bij te houden. De belastingdienst controleert hier ook op en dat is logisch; de stroom van contant geld is immers moeilijk te traceren. Een kasboek kun je als ondernemer bijhouden op papier of digitaal. Bij IBEO werken wij uitsluitend met het online, digitale kasboek van Kassatellen.nl. Het systeem van Kassatellen.nl werkt erg prettig voor de ondernemer en is bovendien direct te koppelen aan de boekhouding. Dit scheelt de ondernemer en zijn accountant iedere maand veel tijd en bespaart dus kosten. Een ander bijkomend voordeel van Kassatellen.nl is dat het niet uitmaakt welk kassasysteem je gebruikt. Je kunt het kasboek van Kassatellen.nl namelijk volledig op maat instellen. Wil je meer weten over kassasystemen of het gebruik van Kassatellen.nl; neem dan gerust contact met ons op!