Waarom boekhoudsoftware belangrijk is
Wil je als ondernemer inzicht in je cijfers? Heb je behoefte aan goede management informatie? Dan heb je geluk, want er zijn tegenwoordig aardig wat online boekhoudsystemen beschikbaar die jou dit inzicht kunnen verschaffen. Wij bij IBEO maken daar ook gebruik van. Op deze manier kunnen wij de klanten ontzien (wij doen al het werk) en hebben zij tegelijkertijd inzicht in hun eigen financiële administratie. Benieuwd naar hoe wij dat doen? Check dan onze video op de homepage.
De accountancy-, boekhoud- en administratiebranche heeft de afgelopen jaren nogal wat ontwikkelingen doorgemaakt. Lang, lang geleden werd de boekhouding van een onderneming op papier bijgehouden. Je kunt je voorstellen dat dit ontzettend veel werk voor de boekhouder of accountant opleverde. Gelukkig voor hen heeft men op een bepaald moment de computer uitgevonden en nog veel later begon de ontwikkeling van (online) boekhoudsoftware. Een geschenk uit de hemel zou je kunnen zeggen, want dit zorgt voor een flinke tijdsbesparing! Mits je er natuurlijk optimaal gebruik van maakt. Lees daarom hier waarom boekhoudsoftware belangrijk is.
Boekhoudsoftware online
Voordat wij met IBEO van start gingen ontstond al de zoektocht naar de juiste systemen. Bij de meeste grote aanbieders van software zijn wij langs geweest om te kijken of we wellicht konden samenwerken. Al snel bleek dat we met een aanbieder van online software in zee moesten gaan. Waarom? Omdat het een betere basis is voor de toekomst. Bij online software heb je namelijk niet langer te maken met ouderwetse updates via een cd-rom, of met slecht met elkaar communicerende systemen en hoge aanschafkosten. Bovendien kun je verschillende online pakketten met elkaar laten communiceren. Dat wil zeggen dat je via een zogenaamde API gegevens uitwisselt. Dit kan ontzettend veel tijd schelen. Een voorbeeld: bij IBEO wordt de salarisadministratie uitgevoerd in Nmbrs. Via de API stuurt Nmbrs één keer per maand de loongegevens per klant naar Twinfield (ons boekhoudsysteem). Dat scheelt jou als boekhouder of accountant dus weer export- en importhandelingen of, nog erger, overtyp werk.
Twinfield en Nmbrs
De keuze voor de twee ‘belangrijkste’ pakketten voor een administratiekantoor, namelijk die voor de boekhouding en salarisadministratie, was uiteindelijk snel gemaakt. Bij IBEO hebben wij gekozen voor een exclusieve samenwerking met Twinfield en Nmbrs. Wij hebben onze keuze als eerste gebaseerd op de mogelijkheden van de pakketten, maar daarnaast ook op de visie van beide bedrijven. Dit is zowel bij Twinfield als bij Nmbrs sterk gericht op een verregaande geautomatiseerde toekomst. Beide ondernemers achter deze pakketten zijn bezig met ontwikkelingen op de lange termijn, met als doel het de gebruiker zo makkelijk mogelijk maken. Daarnaast staan beide ontwikkelaars volledig open voor het maken van koppelingen met andere systemen. Een ander punt wat de efficiency ten goede komt. Als namelijk alle aanbieders van relevante software voor het MKB deze visie zouden hebben, zou een administratiekantoor, voor het voeren van de administratie, bijna overbodig zijn voor een ondernemer! De software zou dan namelijk al het werk van de boekhouder uit handen kunnen nemen! Dit is nu misschien nog een ver-van-je-bed show, maar hier gaat het in de toekomst wel naar toe!
Waarom dan nog zelf online boekhoudsoftware ontwikkelen?
Ondanks dat Twinfield en Nmbrs fantastische systemen zijn, zijn zij dramatisch voor de ondernemer. Laat een ondernemer los in Twinfield en hij wordt gillend gek! Dat is ook niet zo vreemd, want het huidige aanbod van boekhoudsoftware is (bijna) allemaal ontwikkeld voor de accountant. En dus NIET voor de ondernemer. Voor een boekhouder of accountant zijn de systemen ideaal; je volgt een training, gaat er dagelijks mee aan het werk en je maakt meters als nooit te voren. Echter, deze systemen gaan uit van een basiskennis van boekhouden welke meeste ondernemers niet hebben en niet willen hebben.
Dat is de reden dat IBEO hier een oplossing voor wilde bedenken. Een oplossing waarbij de ondernemer niet zelf aan het boekhouden is (dat willen en kunnen de meeste namelijk ook helemaal niet). Maar wel een oplossing waarbij de ondernemer inzicht houdt in zijn eigen onderneming en waarbij het handwerk voor de boekhouder tot het minimum wordt teruggebracht, wat vervolgens kon resulteren in onze scherpe prijsstelling. Zo was bijvoorbeeld één van onze eerste ontwikkelingen een facturatie-systeem. Hier zijn namelijk zowel de ondernemer als de boekhouder bij gebaat. De ondernemer enerzijds heeft namelijk een heel eenvoudig facturatie-systeem, waardoor hij tijd bespaart (t.o.v. factureren in bijvoorbeeld Word of Excel) en altijd kloppende facturen naar zijn klanten verstuurt (het voordeel van de computer laten rekenen is dat de computer geen fouten maakt). Anderzijds is het voordeel voor de boekhouder dat wij het facturatie-systeem direct aan Twinfield gekoppeld hebben. Op het moment dat een ondernemer dus een factuur verstuurt, wordt deze direct geboekt in zijn administratie en direct opgeslagen in zijn archief. Daar komt dus geen handwerk meer aan te pas!
Dat is slechts één van de voorbeelden waarmee men het mes aan twee kanten kan laten snijden. In de ontwikkeling van dit soort systemen richt IBEO zich alleen maar op de (kleine) MKB-ondernemer. Dit doen wij omdat alle andere softwaresystemen ook de grotere bedrijven willen bedienen. Deze bedrijven vragen om complexere oplossingen. Hierdoor wordt software dus ook complex te bedienen en niet meer geschikt voor de kleine ondernemer. Ons doel is om ervoor te zorgen dat het administratiekantoor gebruik kan maken van de mooiste en beste systemen, maar dat de ondernemer (onze klant) daar geen last van ondervindt.
